Leistung steigern durch Transparenz
Den Wettbewerb um die vordersten Plätze am Markt gewinnt, wer die Kundenanforderungen bestens kennt und gleichzeitig das Leistungspotenzial des eigenen Unternehmens genau einschätzen kann. Nur so können Anbieter selbstbewusst „hart am Wind segeln“, sichere Spielräume in Verhandlungen um Preise und Lieferzeiten nutzen. Häufig ist den Verantwortlichen gar nicht bewusst, wo die Schwachstellen im Unternehmen liegen und mit welchen Stellschrauben die Performance der Prozesse gesteigert werden kann.
Die nötige Transparenz im Betriebsgeschehen erhält man am besten durch eine Prozessanalyse, so die Erfahrungen der REFA-Berater. Sind die Ist-Abläufe mit Zeiten, Mengen und Kosten erst einmal bekannt, können Schwachstellen und Engpässe identifiziert, Verschwendungen durch geeignete Maßnahmen entgegengewirkt werden. Das heißt, die Prozessoptimierung ist die logische Konsequenz der Prozessanalyse und der entscheidende Schritt zu einem exzellenten Wertschöpfungsprozess. Die REFA Consulting AG unterstützt Sie dabei mit Rat und Tat.
Prozessanalyse
Unter einer Prozessanalyse versteht man die systematische Untersuchung der Gesamtheit sich gegenseitig beeinflussender Vorgänge zwischen einem definierten Ausgangs- und einem definierten Endzustand innerhalb eines Systems. Betrachtet werden dabei die einzelnen Vorgänge bzw. Aktionen und ihr Zusammenwirken, um den Prozess zu durchdringen und um Schwachstellen (-> Verschwendung, -> Muda) und Verbesserungspotenziale (-> Prozessoptimierung) zu erkennen. Als Prozessanalyse-Methode können dabei die -> SWOT-Analyse, das -> Ishikawa-Diagramm, die Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse (FMEA), der Morphologische Kasten oder das Prozess-Portfolio-Diagramm eingesetzt werden.
Klassisches Einsatzgebiet ist die Optimierung von Produktionsprozessen, doch wird die Prozessanalyse zunehmend auch im Projektmanagement und bei Verwaltungsprozessen angewendet, weshalb man auch oft von einer Geschäftsprozessanalyse spricht. Ziel ist dabei stets, Schwachstellen durch veränderte Prozessgestaltung zu beseitigen und Potenziale durch Prozessverbesserung zu nutzen, um die Effizienz bestehender Abläufe sowie den Einsatz der dafür benötigten Ressourcen kontinuierlich und nachhaltig zu verbessern.
Aufgrund sich laufend ändernder Rahmenbedingungen im unternehmerischen Umfeld und zunehmender Individualisierung der Produkte (bis hin zur Losgrösse 1) in der Fertigung ist es erforderlich, Prozesse permanent zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern (-> Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, KVP). Die Prozessanalyse ist damit eine fortwährende Aufgabe der Unternehmens- bzw. Organisationsentwicklung.
Die Auswahl der zu analysierenden Prozesse erfolgt anhand von Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs). Betrachtet werden die drei Bereiche Prozessqualität (z. B. Null-Fehler-Standard), Zeit (z. B. Verringerung der Durchlaufzeit) und Kosten (z. B. geringer Ressourcenverbrauch). Top-down sollten zunächst die (übergeordneten) Kernprozesse auf die wichtigsten Ziele und Erfolgsfaktoren analysiert werden, gefolgt von den (untergeordneten) Teil- und Nebenprozessen. Für die gesamte Organisation lässt sich auf Basis dieser Prozessbeschreibungen eine umfassende Prozesslandkarte erstellen, welche alle Abläufe abbildet und Verbesserungspotenzial aufzeigt.
Für die Prozessanalyse und die folgende Prozessoptimierung verwenden die Berater der REFA Suisse GmbH eine sechsstufige Planungssystematik, die auch im Projektmanagement eingesetzt werden kann. Sie besteht aus folgenden Schritten:
- Analyse der Ausgangssituation
- Bewertung und Beurteilung der Analyseergebnisse
- Erarbeitung von Lösungen
- Feinplanung zur Umsetzung der Lösungen
- Einführung der Lösungen und Test in Probebetrieb
- Etablierung der Lösungen.
Prozessoptimierung
Die Ergebnisse der Prozessanalyse sind die Grundlage für die anschliessende Prozessoptimierung. Diese umfasst alle Massnahmen, die in einer Organisation der Verbesserung der Gesamtheit sich gegenseitig beeinflussender Vorgänge (Input, Bearbeitung, Output) zwischen einem definierten Ausgangs- und einem definierten Endzustand innerhalb eines Systems in Bezug auf ihre Effektivität, Effizienz und/oder Serviceorientierung dienen.
Ziel ist es, die bei der Prozessanalyse identifizierten Schwachstellen und Ineffizienzen innerhalb bestehender Geschäfts-, Produktions-/Fertigungs- und Entwicklungsprozesse zu eliminieren. Die Prozessoptimierung, oft als Element des Qualitätsmanagements angesehen, wird damit Teil eines umfassenden integrierten Prozessmanagements.
Die Optimierung selbst kann ohne Unterbrechung der betrieblichen Abläufe (z. B. als kontinuierlicher Verbesserungsprozess (-> KVP), nach -> Six Sigma, -> Kaizen oder mit der -> Balanced Scorecard und ggf. nach Einsatz von Kreativtechniken zur Ideenfindung) im Rahmen eines integrierten Prozessmanagements (Stichworte: Business Process Reengineering (BPR), Lean Production, Lean Management, Total Quality Management (TQM)), aber auch „disruptiv“ durch Einführung neuer Verfahren und Technologien erfolgen.
Sowohl bei der Prozessanalyse als auch bei der anschließenden Prozessoptimierung des Betriebsgeschehens leisten die Experten der REFA Consulting AG wirkungsvolle Unterstützung und Prozessberatung. – Nehmen Sie uns beim Wort.
